Pflichtangaben in Geschäfts-Mails: Kein Grund zur Panik
Mit dem EHUG (Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister) sind zum 01.01.2007 verschiedene handels- und gesellschaftsrechtliche Vorschriften ergänzt worden, sodass nun klargestellt ist, dass auch E-Mails eines Unternehmens (und andere Arten elektronisch übermittelter Erklärungen) Geschäftsbriefe sein können, in denen bestimmte Pflichtangaben vorhanden sein müssen. Dabei gelten als Geschäftsbriefe (Ausnahmen bestätigen die Regel) der gesamte externe Schriftverkehr, insbesondere alle Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine, nicht jedoch Mahnungen, Abholbenachrichtigungen, Werbesendungen oder Werbeanzeigen. Ausführliche Informationen gibt es bei der Handelskammer Hamburg: Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen.
Für die GmbH bedeutet dies etwa nach § 35a GmbHG, dass in den per E-Mail versandten Geschäftsbriefen folgende Informationen enthalten sein müssen:
- Vollständiger Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut,
- Rechtsform der Gesellschaft,
- Sitz der Gesellschaft,
- Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist,
- alle Geschäftsführer und - sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat - der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen, sowie
- ggf. Informationen über Stammkapital und Einlagen.
Findige Journalisten und Kollegen haben die wenig überraschende Klarstellung im Gesetzeswortlaut zum Anlass genommen, über eine neue “Abmahnwelle” anlässlich der “Gesetzesänderung” zu spekulieren. Dass dies Sorge jedoch im Regelfall unbegründet ist, zeigt ein Beitrag in den Unternehmensrechtlichen Notizen: Keine Angst vor Geschäfts-E-Mails, ebenso das Law-Blog: “Neue” Pflichtangaben für Emails - drohen Abmahnungen? und LAWgical: Das ist die perfekte Abmahnwelle.
Gleichwohl sollte die Verpflichtung zu wahrheitsgemäßen Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen ernst genommen werden: Fehlen die Pflichtangaben etwa in den per E-Mail versandten Geschäftsbriefen einer GmbH, droht nach § 79 Abs. 1 GmbHG ein vom Registergericht verhängtes Zwangsgeld von bis zu 5.000,- EUR. Die Einrichtung einer entsprechenden Signatur für die elektronische Kommunikation ist also in jedem Fall die bessere und günstigere Variante.
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